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Zeiterfassung

Zeiterfassung in Deutschland

In Deutschland sind Unternehmen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu dokumentieren. Die genaue Erfassung der geleisteten Arbeitszeit ist aber auch eine große Gelegenheit, iIhr Unternehmen effizienter zu gestalten, denn die Zeiterfassung dient nicht nur als eine Datenbank der Arbeitszeiten, sondern sie kann auch vieles mehr. Nämlich bekommen Sie mithilfe der Zeiterfassung einen genaueren Einblick in die internen Funktionsweise ihres Unternehmens. In diesem Artikel erfahren Sie, was Zeiterfassung überhaupt ist, wieso sie nötig ist, und wie sie zu Ihrem Unternehmenserfolg beitragen kann.

Table of Contents

Was ist Zeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung ist der Prozess zur Erfassung der Zeit, die für eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt aufgewendet wurde. Prinzipiell soll eine Zeiterfassung sicherstellen, dass die geleisteten Arbeitsstunden von Mitarbeitenden korrekt dokumentiert werden. 

 Zeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens, der von Managern verwendet wird, um Tagespläne und Projekte auf der Grundlage der Zeit zu planen, die jeder Mitarbeiter mit der Arbeit verbracht hat. Es wird auch in Audits und Bewertungsprozessen verwendet, um die Leistung von Mitarbeitern zu beurteilen. Dazu hilft es Managern, festzustellen, wie viel Zeit ihre Mitarbeiter für ihre Aufgaben aufwenden und ob sie genug Zeit für ihre Arbeit aufwenden. Dies geschieht durch die Zeitmessung, wie viel Zeit ein Arbeiter für seine Aufgaben aufwendet und wie viel Zeit zwischen den Aufgaben vergeht. Tracking-Systeme können Managern bei Bedarf auch bei der Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter und bei Disziplinarmaßnahmen helfen.

Je nach Service kann die Zeiterfassung gleich zur Unterstützung von mehreren unternehmenswichtigen Prozesse beitragen. Zum Beispiel bietet eine projektbasierte Zeiterfassung Tools fürs Projektmanagement. Die genaue Funktionsweise einer Zeiterfassung ist so von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich, aber die Kernidee bleibt gleich: es geht darum, die geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitenden zu vermessen und korrekt zu dokumentieren. Im nächsten Abschnitt besprechen wir dann die unterschiedlichen Arten von Zeiterfassungssoftware.

Welche Arten von Zeiterfassung gibt es?

Die Zeiterfassungssysteme von heute sind jetzt viel mehr als nur eine Stechuhr. Heutzutage kommen eher Softwaresysteme und Zeiterfassungsprogramme wie POPLIN zum Einsatz. Das hat den Vorteil, dass die Daten sofort digitalisiert und den Arbeitgebern schnell zur Verfügung stehen. 

Ein großer Vorteil der elektronischen Zeiterfassung ist, dass sie alle für die Lohnbuchhaltung notwendigen Daten bereitstellt. Übrigens: Die Daten werden automatisch in die Lohnsoftware übernommen. Keine lästigen Berechnungen der Gesamtarbeitszeit mehr, die in Uhrzeit durchgeführt werden müssen. Auch Fehleinangaben können problemlos korrigiert werden, denn es ist keine manuelle Neuberechnung mehr notwendig. Das Ergebnis: eine enorme Zeit- und Geldersparnis. Es gibt grundsätzlich zwei Formen der elektronischen Zeiterfassung:

Zeiterfassungssysteme in Form von Stoppuhr-Software funktionieren so: Mitarbeiter klicken nach Erledigung jeder projektbezogenen Aufgabe auf den Start-/Stopp-Knopf. Sie sollten also im Prinzip genauere Schätzungen vornehmen können als herkömmliche Zeiterfassungssysteme. Eine Kehrseite von Zeiterfassungssystemen mit Stoppuhrfunktion ist dagegen der hohe Zeitaufwand – insbesondere, wenn Mitarbeiter ständig zwischen verschiedenen Tätigkeiten und Projekten hin und her springen. In diesem Fall kann ein Tool mit Stoppuhrfunktion länger dauern als die sogenannte “projektbasierte Zeiterfassung.”

Eine Alternative zu diesem Start-/Stopp-Model bieten projektbasierte Zeiterfassungssoftwares wie POPLIN. Dieses Modell ist ein Tool fürs Projektmanagement, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Projekte akkurat und effizient zu messen und zu verwalten. Mit einem projektbasierten Zeiterfassungssoftware kann man problemlos die Zeit sowie andere Daten in einem integrierten System eintragen. Anders als bei Start-/Stopp- Softwares können projektbasierte Softwares ihre Daten spezifisch zu einem bestimmten Aufgabe bzw. Projekt einfügen. Das hilft Ihnen sowohl beim Projektmanagement als auch bei der Organisation von etliche Betriebsfunktionen, wie z. B. die Erstellung von Abrechnungen oder die Personaleinsatzplanung. Projektmanager können sich auf einem klar umrissenes System freuen, das alle benötigte Daten in einem zentralisierten Datenbank zusammenstellt.

Nun, dass wir die Grundlagen der Zeiterfassung geklärt haben, kann es weitergehen zum Wesentlichen Teil unserer Recherche; nämlich die Entscheidung, welche Art der Zeiterfassung für Sie am Vorteilhaftesten ist. Genau darum geht es jetzt im nächsten Abschnitt.

Entscheidungsmatrix

Um Sie bei der Entscheidung zwischen Start-/Stopp und projektbasierter Zeiterfassung zu unterstützen, haben wir einen kurzen Quiz zusammengestellt.

Sie beantworten folgende 8 Fragen und bekommen, je nach Antwort, entweder 1 Punkt oder 0 Punkte. Danach können Sie Ihre Antworten zu einer Punktzahl zwischen 0 und 8 summieren. Am Ende lösen wir auf, welche Punktzahl zu welcher Art der Zeiterfassung passt.

Nach den gesetzlichen Vorgaben ist es ausreichend den Start und das Ende der Arbeitszeit zu erfassen, sowie die Pause. Wenn Sie die Daten für eine kaufmännische Abrechnung wollen dann sind weitere Daten wie Projekt, Tätigkeit und Tätigkeitsart sinnvoll.

Kleinere Teams sind meist homogener aufgestellt und ein einheitliches Vorgehen bei der Zeiterfassung ist in der Organisation oft sinnvoll. Je größer das Unternehmen, desto diverser können die Anforderungen an die Zeiterfassung sein. Klassische Zeiterfassung kommen hier oft an seine Grenzen.

Zählen Sie Ihre Punkte zusammen. Haben Sie 1-4 Punkte, könnte für Sie eine Start-Stopp Zeiterfassung am besten funktionieren. Haben Sie 5-8 Punkte, ist die projektbasierte Zeiterfassung wahrscheinlich die bessere Lösung.

bis 0
eher sinnvoll: Start-Stopp-Zeiterfassung
bis 5
in der Praxis besser: projektbasierte Zeiterfassung

Für viele bietet die projektbasierte Zeiterfassung, durch ihre Vielseitigkeit und Einsetzbarkeit im Umfeld des Projektmanagements, den größten Mehrwert. Daher werden wir sie im folgenden Abschnitt genauer erklären. So verschaffen Sie sich ein besseres Verständnis davon, wie diese Systeme funktionieren und wie sie zu Ihrem Erfolg beitragen können.

Was ist eine projektbasierte Zeiterfassung?

Digitale Zeiterfassungen bieten eine elektronische Alternative zu herkömmlichen Stundenzetteln. Dank der elektronischen und ggf. sogar automatischen Zeiterfassung können Unternehmen die für bestimmte Projekte aufgewendete Zeit effizient verwalten. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören ein besseres Verständnis über das aufgebrauchte Budget und eine höhere Effizienz bei Abrechnungen. Insbesondere die projektbasierte Zeiterfassung bietet auch optimale Planungsmöglichkeiten beim Projekt-Management, da Daten auch problemlos in Kalkulationen importiert werden können.

Grundsätzlich hat die projektbasierte Zeiterfassung drei Aufgaben:

3 Aufgaben der projektbasierten Zeiterfassung

Zeiterfassung für die Leistungsabrechnung gegenüber der Kundschaft

Zeiterfassung für die Lohnabrechnung

Datengrundlage für die Optimierung der Personaleinsatzplanung

Zeiterfassung für die Leistungsabrechnung gegenüber der Kundschaft

Leistungsfaktura: Mithilfe der Zeiterfassung können Zeiten auch die Arbeit an verschiedenen Projekten zugeordnet werden. Diese spezielle Art der Projektzeiterfassung ermöglicht es Unternehmen, den Mitarbeitenden projektweise geleistete Arbeit in Rechnung zu stellen und der Kundschaft den Arbeitsaufwand für einen einzelnen Auftrag aufzuzeigen.

Zeiterfassung für die Lohnabrechnung

Lohnabrechnung: Zeiterfassungssysteme können also nicht nur dazu benutzt werden, um Zeiten gegenüber der Kundschaft abzurechnen, sondern auch Arbeits- oder Projektzeiten minutengenau für die Lohnabrechnung zu erfassen. Weitere messbare Arbeitszeitdaten sind z. B. Anwesenheiten, Abwesenheiten, Überstunden, Pausenzeit, Weiterbildungszeit oder Urlaub. Mit diesen Daten lassen sich neben Abrechnungen für die Kundschaft auch Gehaltsabrechnungen zuverlässig erstellen.

Datengrundlage für die Optimierung der Personaleinsatzplanung

Daten-Management: Darüber hinaus werden Zeiterfassungen auch für interne Auswertungszwecke und Analysen verwendet. So können Unternehmen ihre zeitgebundenen Prozesse analysieren und aus den Ergebnissen eine bessere Personaleinsatzplanung erreichen.

Zusätzlich zu diesen Kernfunktionen kann die projektbasierte Zeiterfassung Ihnen auch viele weitere Vorteile bieten. Lesen Sie nachfolgend darüber.

Was sind die Vorteile der projektbasierten Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung bietet Unternehmenslenker einen eindeutigen Mehrwert in fast allen Unternehmensbereichen, von der Produktionsleitung bis zum HR. In diesem Abschnitt geht es um die wertvollsten Vorteile einer projektbasierten Zeiterfassung.

projektbasierten Zeiterfassung - Vorteil 1: Planbarkeit

Planbarkeit: Die Daten, die in Ihrem Zeiterfassungssystem gespeichert sind, helfen Ihnen bei der Planung weiterer Projekte. Sie können zum Beispiel die Zeitaufwand, die für ein bestimmtes Projekt oder Aufgabe benötigt wird, präziser einschätzen. Dies trägt zu einem erhöhten Planbarkeit bei, was Ihnen viel Zeit, Ungewissheit und Geld spart.

projektbasierten Zeiterfassung - Vorteil 2: Produktivität

Produktivität: Aufgrund der zuverlässigen Datengrundlage bekommen Sie einen genaueren Einblick in die Leistungen der Mitarbeitenden. Dazu werden Personalverantwortliche in Echtzeit über die Produktivität ihrer Kollegen informiert. Mit diesen Daten können Sie informierter in Gespräche und Entscheidungsprozesse über Aufgabenverteilung, Personaleinsatz, Leistungsbewertung usw. reingehen.

projektbasierten Zeiterfassung - Vorteil 3: Transparenz

Transparenz: Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben jederzeit Zugang zu ihren Daten. Diese interne Transparenz verstärkt das Vertrauen innerhalb des Teams und hilft beim Aufbau gesunder Arbeitsbeziehungen. Dieser Überblick hilft natürlich auch auf einem individuellen Niveau, wodurch Mitarbeitende ihre Arbeit möglichst effektiv organisieren und planen können.

projektbasierten Zeiterfassung - Vorteil 4: Personalzeiterfassung

Personalzeiterfassung: Je nach Software-System und Auswertungsmöglichkeiten können die Organisationsstruktur, der Arbeitsablauf und die Ressourcenplanung verbessert werden. Dank der Daten-Transparenz sind Überstunden, Urlaub, Frei- und Spitzenzeiten direkt einsehbar. Dies führt zu einer effizienteren Personaleinsatzplanung und Kosteneinsparungen, da die Geschäftsleitung einen besseren Einblick in die Daten der Mitarbeitenden hat. Was bedeutet PZE?

Was bedeutet PZE?

Unter dem Begriff Personalzeiterfassung (kurz: PZE) versteht man Programme, mit denen ein Unternehmen die Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeiten von Mitarbeitenden systematisch durchführt. Es werden Arbeitszeitbeginn als auch das Arbeitszeitende dokumentiert werden, inklusive aller Pausen.

projektbasierten Zeiterfassung - Vorteil 5: Mitarbeitende-Benefits

Mitarbeitende-Benefits: Auch die Mitarbeitende profitieren von einer elektronischen Zeiterfassung, denn sie bekommen nicht nur einen einfachen Überblick über ihre erfassten Zeiten, sondern können so aktiv ihre Work-Life-Balance steuern, indem sie Überstunden abbauen oder ihre zu leistende Arbeitszeit im Blick behalten. Auch die Planung von Urlaub können gute Zeiterfassungssysteme abbilden. Der Vorteil für Arbeitnehmende ist, Arbeit wird genau gemessen, egal, wann und wo sie arbeiten. In unserer zunehmend digitalen Arbeitswelt ist ein schnelles, leicht-zu-bedienendes Erfassungssystem von großem Vorteil.

projektbasierten Zeiterfassung - Vorteil 6: Zeitersparnisse

Zeitersparnisse: Apropro Schnelligkeit: Check-in und Check-out sind mit so einer Software innerhalb einer Sekunde erledigt. Bei der Abrechnung von Projekten sparen Sie nicht nur Zeit bei der Rechnungserstellung, sondern steigern auch Ihren Umsatz, indem die geleisteten Arbeitsstunden direkt in Rechnung gestellt werden können.

projektbasierten Zeiterfassung - Vorteil 7: Controlling

Controlling: Zeiterfassungssoftware hilft Ihnen auch beim Controlling. Menschen machen Fehler, und eine automatische, elektronische Überprüfung von Ihren Daten ist eine Möglichkeit, solche Fehler zu erkennen und zu korrigieren (und zwar bevor sie Ihnen große Schwierigkeiten bereiten können). Durch die Reduzierung von Fehlzeiten und Falschangaben können Unternehmer sich auf eine makellose Buchhaltung freuen. Zeiterfassung kann auch Kosteneinsparung mit sich bringen, z. B. dadurch, dass sie weniger für Accounting oder Controlling ausgeben müssen.

projektbasierten Zeiterfassung - Vorteil 8: Recht

Recht: Wie wir im nächsten Abschnitt ausführlich erläutern werden, gibt es auch rechtliche Gründe, so ein System in Ihrem Unternehmen einzuführen. Nämlich erfüllt man dadurch die Nachweispflicht von Arbeitgebern und schützt sich gegen mögliche Rechtsstreitigkeiten.

projektbasierten Zeiterfassung - Vorteil 6: Zeitersparnisse

Zeitersparnisse: Apropro Schnelligkeit: Check-in und Check-out sind mit so einer Software innerhalb einer Sekunde erledigt. Bei der Abrechnung von Projekten sparen Sie nicht nur Zeit bei der Rechnungserstellung, sondern steigern auch Ihren Umsatz, indem die geleisteten Arbeitsstunden direkt in Rechnung gestellt werden können.

Die rechtliche Lage zur Zeiterfassung und Nachweispflicht von geleisteter Arbeit

Spätestens seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019 beschäftigt die Arbeitszeiterfassung von Arbeitnehmenden alle Unternehmen in Deutschland und der EU. Der Kerngedanke der Zeiterfassung ist klar, und die Einhaltung der Verpflichtung des Arbeitgebers zur Bereitstellung von Zeiterfassungsdaten kann durch den Einsatz geeigneter Software erreicht werden. Jedoch gibt es viele Gesetze und Verordnungen, Neuerungen und verschiedene Methoden, die den Sachverhalt eher unverständlich machen. 

In diesem Abschnitt werden wir folgende Fragen klären:

Eines der Grundrechte des deutschen Grundgesetzes ist das Recht auf faire Behandlung bei der Arbeit. Das deutsche Arbeitsrecht schützt vor allem das Berufs- und Privatleben der Arbeitnehmer bei der Arbeit. Die Vorschriften verbieten es Arbeitgebern, ihre Arbeitnehmer mit Lärm, Licht und Hitze zu belästigen; davon, unangemessene Forderungen an sie zu stellen und ihre Bewegungsfreiheit zu beeinträchtigen. Außerdem müssen sie ihren Arbeitnehmern nach 6 aufeinanderfolgenden Arbeitsstunden mindestens 1 Stunde Ruhezeit gewähren. So sind Arbeitgeber auch dazu verpflichtet, die Arbeit ihrer Angestellten zu erfassen. Dieses Dokument ist dem Arbeitsausschuss des Arbeitnehmers auf Verlangen zur Einsichtnahme zugänglich zu machen. Der Arbeitsausschuss kann auch Kopien anderer Aufzeichnungen wie Arbeitszeitnachweise, Gehaltsabrechnungen und medizinische Berichte anfordern. Die Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann zu Bußgeldern und Rufschädigungen des Arbeitgebers führen.

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 beschlossen, dass Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. In welcher Art die Zeiten erfasst werden, steht aber den Arbeitgebern frei. Sie sind außerdem verpflichtet, diese Informationen mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren. Wenn ein Arbeitgeber die Arbeitszeiten nicht erfasst, kann er von einem Arbeitnehmer mit einer Geldstrafe belegt oder verklagt werden. Deswegen müssen Unternehmen wissen, welche gesetzlichen Grundlagen für die Arbeitszeiterfassung gelten und was diese Informationen für Arbeitnehmer und Behörden bedeuten.

Aufgrund dieser rechtlichen Situation gilt es als “Best Practice”, die Arbeitsstunden von Arbeitenden mit einem Softwaresystem genau zu erfassen und aufzubewahren. So wird es auch in den meisten großen und mittelständischen Unternehmen gehandhabt, denn ein hochwertiges Zeiterfassungssystem zu benutzen sichert einen gegen eine Reihe von rechtlichen Risiken ab. Auch kleinere Unternehmen können von dieser Praxis profitieren, da es viel Zeit, Geld und Nerven spart.

Fazit

In Deutschland ist die Erfassung der von Mitarbeitenden geleistete Arbeitszeit Pflicht. Das heißt, dass Unternehmenslenker rechtlich dazu gezwungen sind, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmenden akkurat zu dokumentieren. Die Zeiterfassung ist aber auch eine Chance, die Unternehmensprozesse Ihrer Firma besser zu gestalten, denn sie bietet eine Vielzahl von Vorteilen: unter anderem Tools zum Projektmanagement, Daten und Analysen für eine bessere Personaleinsatzplanung und eine Vereinfachung der Lohn- und Leistungsabrechnungsprozess.

Wir unterscheiden grundsätzlich zwischen zwei Arten von Zeiterfassung: die Start-Stopp Zeiterfassung und die projektbasierte Zeiterfassung. Im 4. Abschnitt haben wir Ihnen eine Entscheidungsmatrix zur Verfügung gestellt, um Sie bei der Entscheidung zwischen den zwei Formen zu unterstützen und Ihnen die Tools in die Hand zu geben, um Ihre Entscheidung im Nachhinein konsequent zu begründen.

Anschließend haben wir im 5. Abschnitt die 3 Hauptaufgaben der projektbasierten Zeiterfassung ausführlich erklärt und danach (im 6. Abschnitt) zahlreiche weitere Vorteile genannt. Zum Schluss haben wir uns mit der rechtlichen Lage auseinandergesetzt, damit sie auch informiert in diesem Bereich vorgehen können.

Jetzt sind Sie dran: Was für eine Zeiterfassung werden Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen?

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und lassen Sie uns über Ihre Anforderungen an eine Zeiterfassung sprechen:

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