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3 Herausforderungen, die POPLIN löst
Sicherstellung der täglich, wöchentlich und monatlichen Zeiterfassung aller Mitarbeitenden
POPLIN erinnert die Mitarbeitenden an die tägliche Zeiterfassung und hilft den Tag, die Woche und den Monat korrekt zu erfassen ohne das Mehraufwand für Mitarbeitende entsteht.
Sammlung & Bereitstellung aller abrechnungsrelevanten Daten für die Abrechnung gegenüber ihrer Kundschaft
Ihnen geht kein Geld (mehr) verloren, da POPLIN die Daten direkt an das Abrechnungssystem / ERP-System weitergibt. Auswertungen und Meldungen stellen sicher, dass offene Zeiterfassungen auch abgerechnet werden.
Holistische Zeitdaten aller Mitarbeitenden
Eine Stelle für alle Zeitdaten macht POPLIN zum Datenlieferant für die Personalabrechnung, Projektabrechnung, Supportabrechnung, Kundenabrechnungen und Kostenrechnung.
POPLIN - Project Operations Online
Lassen Sie sich im Tagesgeschäft nicht verwirren. Konzentrieren Sie sich im Projekt auf die Arbeit. POPLIN kümmert sich um die operative Aufgaben.
Warum POPLIN?
POPLIN ist eine Online-Plattform zum Austausch von operativen Projektdaten. Sparen Sie sich Excel-Listen und manuellen Austausch von Projektdaten. POPLIN automatisiert für Sie das Tagesgeschäft.
Was sind operative Projektdaten?
Operative Projekdaten sind Informationen, die im Laufe des Projektes entstehen. Diese Daten werden an einer spezifischen Stelle erzeugt, müssen aber an anderer (weiter-)verarbeitet werden.
Unser aktueller Fokus:
Zeitdaten
Unsere Vision:
digitale Assistenz
für das kaufmännische
Projekt-Management & Controlling
für das kaufmännische
Projekt-Management & Controlling
Upcoming Features:
- Automatische Zeiterfassung auf Basis von Kalender-Einträgen
- AI-gestützte Erinnerung & Überwachung der Buchungen
- automatisierte Erstellung von Projekt-Dokumentationen mit flexibler Reporting-Engine
POPLIN kümmert sich um ihre Zeitdaten im Projekt
Eines der größten Herausforderungen im Projektgeschäft ist die Zeiterfassung. Warum? Auch wenn der Wunsch besteht, nur ein Task-Management-System im Unternehmen zu haben bestehen defacto in Unternehmen immere mehrere Tools die Aufgaben erstellen oder verwalten. Da gibt es bekannte Systeme, die POPLIN unterstützt: Hubspot, Azure DevOps, Asana, myfactory Cloud ERP, Haufe X360, etc.
POPLIN kann folgende Aufgaben-Management-Systeme einbinden:
Hubspot mit Hubspot-Aufgaben
Azure DevOps mit User-Stories und Tasks
Asana mit Asana-Tasks
Aufgaben aus dem ERP-System
(wie beispielsweise myfactory Cloud ERP oder Haufe X360)
Aufgaben aus dem Ticket-System
Die Herausforderung bei der täglichen Aufgaben-Bearbeitung:
Genau um die Abarbeitung & Erledigung der Aufgaben aus den verschiedenen Task-Management-Systemen geht es. Herausfordernd wird es vor allem für die Menschen im Unternehmen, die mit mehreren dieser Systeme arbeiten müssen. Und auch sonst wird in einer kostensensitiven Welt viel Wert darauf gelegt, worauf die Arbeitszeit der Mitarbeitenden verwendet wird. Das Thema Kostenstellen, Kostenträger und Profit Centers ist kein Konzern-Thema mehr sondern hat auch im Mittelstand eine Berechtigung. Aktuell ist man jedoch gezwungen in verschiedenen Systemen die Zeiten zu erfassen und hat am Ende des Monats kein holistisch Bild über die Leistungen des Belegschaft.
Aufgaben aus ERP-Systemen
Eine besondere Herausforderung stellen die Aufgaben, die aus einem ERP-System resultieren. Warum? Manchmal sind es gar keine Aufgaben sondern eine Position eines Auftrages, der einer Kundschaft angeboten wurde.
Aufgaben aus Task-Management-Systemen
Ausgehend von einer Beauftragung nutzt man Task-Management-Systeme wie Asana um den Auftrag zu erledigen. Klassisch wird ein Board angelegt und der Auftrag in Aufgaben gesplittet und den Personen zugewiesen, die sich darum kümmern müssen. Doch wie kommt man jetzt zu einer anständigen Abrechnung im ERP-System? In kleinen Unternehmen wird dann mit Excel und manuellen Aufwand die Daten erfasst und diverse Auswertungen erstellt. Stunden später erhält man dann ungefähre Werte, die dann zur Abrechnung kommen. In Unternehmen mit vielen Projekten oder in Projeken mit längerer Laufzeit ist das ein Killer für die Rentabilität – so macht Projektarbeit doch keinen Spaß.
Typische Quellen von Aufgaben in einem Unternehmen:
Hubspot-Aufgaben für Marketing, Sales & Service
Azure DevOps-Aufgaben für die Software-Entwicklung
Asana-Aufgaben für aufgabenorientierte Beschäftigung
Der Overkill: Aufgaben aus dem Ticketsystem
Als wäre die berufliche Welt nicht schon komplex genug, haben immer mehr Unternehmen, parallel zum Task-Management und ERP-System noch ein Ticketsystem. Mit dem Ticketsystem werden Anfragen von intern und extern erfasst und abgearbeitet. Spätestens jetzt kommt man auf die Idee ALLES, aber auch ALLES über das Ticketsystem abbilden zu müssen, sonst klappt es ja am Ende mit der Kostenrechnung nicht mehr.
Genervt von aufwändigen Abrechnungsprozessen im Projektgeschäft?
Mit der Fülle an Tools sinkt zumeist auch die Bereitschaft in der Belegschaft diese Systeme zu nutzen und die Zeiten korrekt zu buchen. Die Konsquenz: Fakturiere Leistungen gehen verloren oder müssen aufwändig nacherfasst werden.
Die Lösung: Der POPLIN-Prozess!
Der POPLIN-Prozess - der agile best-practise-Ansatz
Setzen Sie auf den POPLIN-Prozess und nutzen Sie das Beste aus jeder Welt, kurz: best-of-bread.
Wie läuft der POPLIN-Prozess ab?
Egal ob myfactory oder Haufe X360 legen Sie in Ihrem Abrechnungsystem / ERP-System ab, was sie mit ihrer Kundschaft vereinbart haben. Egal ob positionsbasierte Abrechnung, Budget-Abrechnung, Abrechnung nach time and material oder Abrechnung nach POC (percentage of completion) – die Abrechnung macht das Abrechnungsystem / ERP-System.
Mit unserer nativen Integration von myfactory oder Haufe X360 ist POPLIN darauf vorbereitet, die kaufmännischen Daten zu lesen und die operativen Daten passend zurück zu schicken. Mit wenigen Klicks senden Sie die Informationen aus dem ERP-System oder lassen sich die Daten aus POPLIN heraus holen.
Jetzt kann die Arbeit beginnen und die Arbeit erledigt werden. Mit wenigen Informationen können die Mitarbeitenden ihre Zeiten erfassen und später zur Abrechnung gebracht werden.
Manche Aufträge sind nicht in 5 Minuten erledigt. Nutzen Sie POPLIN um in ihrem Task-Management-System das Rahmen-Projekt für ihren Auftrag anzulegen oder teilen Sie POPLIN mit, wie ein Projekt, Aufgabe oder Ticket zur Verrechnung gebracht werden soll. Dabei kann über die Konfiguration auch neue Projekte, Aufgaben oder Tickets automatisch mit der Verrechnung verbunden werden – ohne Zusatzaufwand. So macht Projektarbeit wieder Spaß!
Die Mitarbeitenden nutzen POPLIN und buchen die Zeiten. Am Ende des Tages, Woche oder/und Monats geben die Mitarbeitenden die Daten frei und werden dem Abrechnungssystem zur Verfügung gestellt. Jetzt nur noch ein paar Klicks im ERP-System und die Rechnung für die Kundschaft kann rausgehen. Alles easy, oder?
best-of-breed für das Projekt-Geschäft
Wir hätten auch einfach das nächste Projekt-Management-Tool entwickeln können oder das nächste ERP-System für projektbasierte Unternehmen oder die nächste Zeiterfassung. Aber, das gibt es alles schon! POPLIN ist keines dieser Tools.
POPLIN
ist ein Smart-Service
für Zeitdaten.
ist ein Smart-Service
für Zeitdaten.
Mit POPLIN bekommen Unternehmen einen intelligenten Knotenpunkt um die besten Tools miteinander zu verbinden. Dieses Konzept wird auch als best-of-breed-Konzept bezeichnet. DIE DIGITAL-WEBER haben basierend auf diesem Konzept mehrere DDW-Stacks und EAS-Architekturen entwickelt und für Unternehmen bereits sinnvolle Programm-Kombinationen entwickelt, die Unternehmen schneller agil und digital arbeiten lassen. Die vorgefertigten DDW-Stacks der Digital-Weber:
